PDCAサイクルを回して仕事の効率化を図る!PDCAの意味とは?

仕事の進め方

 サラリーマンは約束した納期までに要求されたアウトプットを出すことが仕事です。アウトプットとは設計であれば図面ですし、営業であれば自社製品のプレゼン資料がそれに該当します。そのアウトプットを出すために、個人で黙々と作業する場合や、組織で業務を分担し協力して作業する場合など、職場の状況によって様々だと思います。

 しかし、いずれの場合においても、納期に期待されたアウトプットを出すためには、納期までの目標設定とその計画立案、実行力、進捗管理が非常に重要です。

 PDCAという言葉を聞いたことがあると思います。Plan(計画を立てる)、Do(計画を実行する)、Check(行動を振り返る)、Action(改善する)⇒P(改善した結果を織り込んで計画を立てる)。必要なアウトプットを出す上でこのPDCAを回すことがとても重要となってきます。

 ここでは目標とするアウトプットを計画通り出すための進め方についてご紹介します。

Plan:計画を立てる

【最終的なゴールと各節目での目標設定】

 まず組織(個人)として達成するべきアウトプットイメージ(最終ゴール)と日程を共有します。最終ゴールとその日程を決めたら、そこから逆算して各節目での目標を設定します。いつまでにどの程度の水準に達していないといけないか見える化しましょう。

 例えば「〇〇までに要求仕様の目途を立てる。そのために△△までに評価でここまでの結果を出す。」という要領です。まずはアウトプットイメージを明確にすることが重要です。

【計画立案】

 目標達成のためにその実行計画を立てます。各節目でどうなっていないといけないか?を明確にして、計画を立てる様にしましょう。

 正直なところ、いかに質の高い計画が立てられるかで、得たいアウトプットを得られるかが大きく左右されます。8割方計画でうまくいくかどうか決まると思います。

Do:計画を実行する

 立案した計画を実行に移します。多くの関係者に動いて貰う必要があれば、計画を関係者に理解してもらい、実行してもらう必要があります。

 そのためには関係者にしっかり背景を理解してもらい、動いてもらわなければなりません。

 人を動かすことは中々エネルギーが必要ですが、決して投げ出さない様にしましょう。

 頼まれる側のやる気は、頼む側のやる気や誠意に比例します。「これやっといてね」ではなく、「こういうアウトプットが欲しいから、こういう結果を〇〇までに出して欲しい」という具合で自分のやりたいことを伝えると、出てくるアウトプットの精度が上がります。

Check:行動を振り返る

 計画通りアウトプットが出てこない場合に、なぜこちらが指定する納期通りにアウトプットが出てこないのか?出てきたとしてもこちらの要求をなぜ満たしていないのか?ということをなぜなぜを繰り返して深堀りします。

 「背景と目的をしっかり理解して貰えていないのであれば、改めて説明し腹落ちしてもらう必要がありますし、相手のモチベーションの問題であれば、「熱意」「やる気」をどうすれば伝えられるか?ということも考えるポイントとなります。

Action:改善する

 上記の事例からすると、改善策の一つは「改めて背景・目的を説明し理解してもらう」「アウトプットイメージを明確に伝える」ということになります。この様な経験を積んで、質の高い計画立案ができるかが、PDCAをうまく回すことのポイントであることが分かると思います。

 いかがでしたか?計画に対して実績が遅れることも多々あると思います。計画に対して遅れる理由は計画立案時の「予測」が外れたからです。しかし、予測が外れても都度計画を練り直せば良い話です。なぜその予測が外れたのか?を徹底的に分析し、計画を練り直します。

 このサイクルを繰り返し経験することにより、自身の今後の計画精度を高めていくことに繋がり、より質の高い計画立案が出来るようになります。予測が外れることが間違っている訳ではありません。予測を立てないことが問題です。結果が読めなくても仮説を立てて結果を予測することが、計画の質を高めていくことに繋がります。そして「次はこれを改善してこうしよう!」を次のPに織り込むことを絶えず繰り返すことが重要です。これは日々の訓練するしか無いので、皆さんもこれらのことを心掛けてみてはいかがでしょうか。

 PDCAの回し方については、こちらも併せて読んでおくことをおすすめします。

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