会議で「アウトプットが無い」は最悪。進捗とゴールを常に意識する会議進行の5つのコツ

仕事の進め方

 仕事をする上で一人で仕事をする場合を除いて、関係者との決め事をしながら進めていく必要があるため、その決め事をする「会議」はどうしても必要なものです。ですが、会議のアウトプットを意識せずに望んでしまうと、議論が発散し、結論が不明瞭なまま会議が終わってしまいます。

 「結局何の会議だったの?」そんな経験はありませんか?

 目的とアウトプットイメージの無い会議は、結論が曖昧なまま終わってしまうことが多く、業務効率の観点でも決して良いものではありません。本来得たいアウトプットを得られずに終了時間が来てしまうことは時間の無駄なので、絶対に避けるべきです。

 この記事では、「会議」で確実に得たいアウトプットを得るために心掛けたいことをご紹介します。

【会議で決めたいことは何?そのために議論したいことは何?を意識する】

 まず会議のゴールを冒頭で関係者と認識合わせをしましょう。この会議では何を決めたい(合意したい)か?そのために何を議論したいか?を関係者と冒頭で共有し、議論すべき内容とこの会議で決めたいことを明確にすることで、議論が脱線することを防ぎます。

 何となく「会議設定すればとりあえず先に進むだろう。。」という意識で会議設定し臨んでしまうと、結局発散して次のアクションも曖昧になりがちです。結果再度関係者のスケジュールを割いて会議設定することになり、時間の無駄に繋がります。

【キーマンは誰か?】

 自分ひとりで解決できれば、わざわざ他人のスケジュールを割いてまで会議をする必要はありませんよね?知見を借りたいのか?判断してほしいのか?何かを依頼したいのか?等、会議で得たいアウトプットに到達するためのキーマンがいるばずです。

 キーマンが欠席の会議ははっきり言ってやる意味が無いです。前項で何を決めたいのか?何を議論したいのか?を明確にする重要性をご紹介しましたが、自分の得たいアウトプットを得るために、誰がいないといけないか?を意識することが大事です。

 関係者全員の予定を確保できなくても、最低限そのキーマンの出席を確保できれば良いので、会議設定の労力も削減することが出来ます。常にキーマンを意識する様にしましょう。

【会議で得たいアウトプットを得るためには段取りが重要】

 会議で得たいアウトプットに到達するための段取りは非常に重要です。例えば、日程計画を関係者と合意したい場合に、白紙の状態で「さあどうしましょう?」状態で臨むことと、ある程度日程案を作って臨むのでは、その会議が終わった時のアウトプットレベルが全然違います。また、どのような資料で説明すれば得たい落とし所に落ちるか考える様にしましょう。

 また、キーマンに会議で決めたい内容を予め根回ししておくことで、会議では認識合わせをして合意、という形で得たいアウトプットを得ることが可能です。

 荒れそうな会議って分かっちゃいますよね 笑

 そんな会議の前には必ず関係者に根回しをしておき、自分の導きたい結論に誘導するようにしましょう。根回しはいわば味方を作ることに近いです。

 会議を有利に進めるために、根回しという段取りは有効な手段であると言えます。

【タイムマネジメントをして会議を支配する】

 議論が白熱すると、議論したい内容から逸れてしまいがちで、結論が曖昧なまま会議が終わりがちです。これが一番最悪のシナリオで、その会議で持ち帰りたいアウトプットを常に意識することが重要です。

 最低限最後の5分程度は参加者全員と結論をまとめる時間を作る様にしましょう。また、会議の節目節目で時間を区切る様にしましょう。

 「この会議で決めたいこと」を冒頭で話していれば、その時点で議論した結果をまとめることができます。会議のゴールを常に意識する様にしましょう。

【議事録を発行し会議のアウトプットを確実に残す】

 会議後は必ず議事録を発行します。議事録を発行する程の会議ではない場合は最低限お覚書を出席者に展開する様にしましょう。

 会議の目的と結論、誰とどんな議論をしたか?次のアクションは何なのか?を備忘録として残しておけば、少なくともその時間は無駄にはなりません。

 尚、議事録の作成に関してはこちらも参照ください。

【まとめ】

 いかがでしたか?会議は時に発散、時に荒れて自分の本来得たいアウトプットに辿り着けない事態になりがちですが、得たいアウトプットに導くために「自分がこの会議を支配してやる!」くらいの強気な姿勢が必要です。以下まとめになります。

・会議で得たいアウトプットイメージを共有する

・キーマンが誰かを常に意識する

・根回しなどの段取りを怠らない

・会議の中で時間の節目管理をしっかりする

・議事録は当事者でなくても誰が見てもわかる様な表現にする

 なお会議に関する書籍としては、以下の「世界で一番やさしい会議の教科書」が分かりやすかったです。ぜひ参考にされてみてください。

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