議事録作成は簡潔に!フォーマットは会議前に、本文はリアルタイムに作ってしまう!

仕事の進め方

 関係部署、納入先、仕入先と仕事を進めていくに当たって、節目節目で合意したことを証明するエビデンスが議事録です。これを残さずに口約束だけで終わってしまうと、場合によっては言った言わないの水掛け論になってしまい、手戻りの無駄も発生します。

 また、当時議論した担当者が年度末に担当を外れて、後任の担当者に十分に業務引継ぎがされておらず、一から合意形成を図らなければならない、といったケースもありますよね?そういった手戻りを無くすためにも、議事録をしっかり作成しておけば、その当時どんな出席者でどんなことが議論されたか?結論は何だったか?を振り返ることができます。

 ここでは議事録を作成することの目的、意義についてご説明します。

【合意したことはしっかり明文化する】

 会議とは、ある事柄を議論し合意形成を図る場となります。その会議の目的は何で、何を議論して、何を合意形成したか、ということが後から誰が見ても理解出来るように作成することが重要です。以上のことから議事録は下記の様な構成にすることが望ましいです。

①出席者

⇒どの部門のどんな役職の人が出席したかしっかり明記しておきましょう。誰が議事録を作成したかも明記しておきます。

②背景

⇒この会議に至った背景を記載します。どういった背景から誰と何を議論する必要があるか、を明確にします。

③目的

⇒この会議の目的を記載します。上記背景から誰と何を議論する必要があって、何を決める場なのか明確にしましょう。この会議のゴールは何なのか?ということです。

④結論

⇒単刀直入にこの会議で誰と何を合意したか記載します。極力余分なことは書かずにシンプルに決まったことを記載します。目的に対して結果がどうなったか。この会議に参加してない人が、最低限目的と結論を見て会議の内容を理解出来る様に意識すると良いと思います。

⑤会議概要

⇒結論に至るまで、どんな内容が議論されたか参考で記載します。結論付けるキーポイントをエビデンスとして残しておきます。ここで意識したいことは、ただ「〇〇部長が~と発言されていた」だけで終わるのではなく、それを受けて次はどんなアクションを取るか明記する様にしましょう。

 例としては、「〇〇部長が~と発言されていたことを受けて、△月□日までに調査し関係者に展開する」といった感じです。見ている方が「で?この後どうするの?」とならない様にしましょう。

 議事録は一種の報告書です。自分の意志をしっかり込めたものにすることが大切です。

 作成した議事録は確実に関係者に回覧しましょう。何か修正事項があれば指摘を貰って修正し再配布します。これで関係者と内容について合意した形になります。

【議事録を会議の前に作っておく】

 これは私がよく使う手方法ですが、上記で説明した①出席者~⑤会議概要を先に議事録のフォーマットに記入しておき(④⑤は会議中に記入。①は会議終了後でも可)、会議資料として出席者に配布することで、出席者に対して、何を決める会議か会議中に常に意識を向けさせる様にします。要は議事録を会議が始まる前に作る訳です。

 こうすることで、議論の本筋から逸れることを最小限に抑え、確実に会議で得るべき「結論」の部分を確実に獲得する効果が期待できます。更に会議終了時に議事録の9割が完成した様なものなので、後は体裁を整えてそのまま関係者へ発行することができ、工数の削減にもなります。人は忘れる生き物ですので、会議終了後時間が経過すると内容を忘れてしまい、精度が落ちてしまいがちですが、この手法ならその場で議事録がほぼ完成するのでおススメです。

【最後に】

 いかがでしたか?議事録はプロジェクトの節目節目での合意事項を明確にし記録に残していくものです。「誰に」「何を」伝えたいかを常に意識し、時間が経過してから誰が読み返しても理解できる表現・内容にすることを心掛けて作成することが大切です。

 議事録作成についてはこちらの書籍もおすすめです。

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