仕事で上司、同僚と進捗管理のために実施する5つの方法

仕事の進め方

 仕事は個人のものではありません。組織のものです。組織は要求されたアウトプットを納期通りに出す必要があり、個人としてはその仕事の責任を果たす義務があります。

 よって組織としてきちんとアウトプットを出す上で、上司、メンバー間の報連相が非常に重要です。いつまでに誰が何をするのか組織の中で役割を都度共有し明確にして仕事を進めることが失敗の無い進め方になります。

 ここでは、その進め方について紹介していきます。

【課題共有の時間を確保する】

 上司が忙しすぎて相談が出来ず業務が滞ってしまった、手戻りが発生した、ということは皆さんご経験があると思います。上司って忙しいんです。自分ひとりだけを見ている訳では無いですからね。

 かと言って上司が捕まらないから仕事が進まない、てのは単なる言い訳です。捕まらないなら捕まえれば良いだけの話ですよね。であれば強制的に課題共有する時間を確保し、定例化しましょう。

【課題・打ち取り姿を共有する】

 担当者は顧客からの要求に対して目標とそれに対する打ち取り姿を描き、日程計画を立案します。その計画が精度があり、その実行力があれば何もいうことはありませんが、納期直前になって実は顧客の要求とズレがあった。上位方針とベクトルが合っていなかった、なんてことがあると手戻りが発生し最悪です。

 課題・打ち取り姿を共有する目的は、アウトプットイメージの共有、方向性の正しさを組織で確認し、認識違いがあれば軌道修正することです。

【共有したいこと書き出す】

 言葉だけでは相手の意図することを100%理解することって難しいですよね。人の頭の中って中々見えないです。相手の意図を理解するのに効果的なのは文字にすることです(書くこと)。ポストイットなり付箋紙に項目だけでも良いので書き出すことが重要です。

 人は聞いても3歩歩けば忘れる生き物です。そういった意味でも言葉に残すことは情報伝達という観点で効果的な手法と言えます。

【次のアクションを明確にする】

 課題共有をしても結局共有しただけ、一緒に悩んだだけ、では課題共有する意味はあまり無いです。共有する側は次のアクションが無いと結局悩みは解決されず悶々とするだけになります。

 何から何まで次のアクションを教えてしまうと、部下が考えなくなってしまうため良くありませんが、しっかり次のアクションが示されれば、悩みも解消されます。

【誰がいつまでにやるか決める】

 次のアクションが決まったら最後に誰がいつまでにどのレベルまでやるか?を必ず合意して進める様にしてください。次のアクションを決めるだけで満足して、結局だれがいつまでにやるか決めずに終わってしまうと、そのアクションが宙に浮いてしまう可能性があります。

 いかがでしたでしょうか。一人で考えることは確かに大事ですが、上司、メンバーの知恵を借りることで、仕事の進みもかなり変わってきます。自身の立てたアウトプットイメージの確からしさ、計画の精度について、上司、メンバーと共有しながら進めると、後戻りが少なくなり、業務の効率UPに繋がるため、皆さんもぜひ適切な報連相を心掛ける様にしてみてください。

 「組織力」というキーワードだと、こちらの書籍もおススメです。

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