仕事をする上で「報連相」という言葉を聞いたことがあると思います。その名の通り、報告・連絡・相談の略ですが、なぜ必要なのかわかりますか？
上司から「あの仕事うまくいってる？」「この仕事の進捗教えて」などと急に振られて、「報告している時間が勿体無い」「自分が1番この仕事を近くで見ているから一々口出しするな！」なんて考える方いませんか？
日々複数の仕事を並行してこなしていると、この様に思ってしまいがちですが、個人としてあるいは組織としてこの状況は健全な組織とは言えないです。
この記事では、報連相がなぜ必要か？なぜ重要か？についてご紹介します。
報連相とは？
報連相とは、前述の通り「報告」「連絡」「相談」の略です。
仕事における報連相は以下の通りです。
報告
組織内の上位、または顧客に対して、業務の進捗や結果を報告することです。上司や顧客からの指示・要求に対して、何が課題でどうやっていつまでに打ち取ろうとしているかをクリアにすることが重要です。
報告についてはこちらも参照ください。
連絡
業務上で関係者が把握すべき情報を共有することです。業務上、顧客の要求が変わった時に、組織内で情報共有できていないと、手戻りによる余計な仕事が増えることになります。
相談
計画に対して、課題がある場合、方向性や認識を上司や顧客と合わせることを指します。報告にも言えることですが、バッドニュースファーストが基本です。
報連相はプロジェクト管理＆自身の価値向上のために必要
報連相のそれぞれの内容が分かった所で、本題の報連相の必要性について、ここではご説明します。
プロジェクト管理のために必要
グループや組織をマネジメントする立場にある者にとって、決められた(あるいは決めた)日程で、目標とするアウトプットを、組織を動かして達成することが求められます。
そのため、計画通りに部下にアウトプットを出してもらうために、「方向性が正しいか」「計画を阻害する要因は何か」を常に把握し、必要に応じて手を打つ必要があります。
上司、あるいは組織の思い描く計画とアウトプットを組織全員が完璧に理解しており、それを計画通りに実行できる業務遂行力があれば、極端な話報連相なんて必要ありません。
ですがそんなエリートだらけの組織はほとんど無いと思います。
なので、組織が向かうべき方向が正しいか、またそれがうまく行っているかを共有するために、報連相は必要不可欠だと言えます。
自身の価値向上のために必要
報連相が必要なタイミングで、簡潔にできていれば、組織の中での自分の信頼度は高くなります。
方向性が正しいか判断が出来ない。だけど、上司と時間が合わずにコミュニケーションが取れないし納期は迫っている。結果、顧客の意図にそぐわないアウトプットを出して、やり直しな上に信頼も失う。。なんて景色が上司は一番見たく無いです。
この様な結果になると、組織、個人両方の評価を落としてしまいます。
報連相を習慣化する解決策
ここまでで、報連相の習慣化が組織・自身にとって重要であることは分かって頂けたと思いますが、そうは言っても中々改善することは難しいと思います。
ここでは、報連相の習慣化の解決策についてご紹介します。
情報共有の時間を設ける
強制的に上司とのコミュニケーションの場を定例化しましょう。仕事の粒度に応じて週1回なのか3回決めましょう。
日頃からコミュニケーションが取れていれば「あれどうなってる？」系のキラーパスは少なくなるはずです。
時間が取れなければメールで伝える
定例化しても突発業務などで中止になることもあると思います。やむを得ないことですが、これが2回3回と続いてしまうと、陳腐化してしまい逆戻りです。
ですが、何も面着である必要は無く、業務の状況と今後の進め方だけでも簡潔にメールしておけば、立派なコミュニケーションです。
伝えたいことを日々メモを取っておけば、報連相への抵抗が少しずつ無くなっていきます。
面着で報告する時間が無いなら、「やらない」のではなく「やれる方法を見つける」ことが大事です。
いかがでしたか？日々こなす仕事が多いと、報連相がおろそかになりがちですが、報連相が滞ると組織と自身の信頼を下げるリスクがあることを理解する必要があります。
報連相を「仕事の無駄」と捉えず、「仕事において不可欠なもの」と捉えるマインドが重要です。
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