仕事は個人のものではありません。組織のものです。組織は要求されたアウトプットを納期通りに出す必要があり、個人としてはその仕事の責任を果たす義務があります。
よって組織としてきちんとアウトプットを出す上で、上司、メンバー間の報連相が非常に重要です。いつまでに誰が何をするのか組織の中で役割を都度共有し明確にして仕事を進めることが失敗の無い進め方になります。
ここでは、組織としてスケジュールとタスク管理をする方法について紹介していきます。
課題共有の時間を確保する
上司が忙しすぎて相談が出来ず業務が滞ってしまった、手戻りが発生した、ということは皆さんご経験があると思います。上司って忙しいんです。自分ひとりだけを見ている訳では無いですからね。
かと言って上司が捕まらないから仕事が進まない、てのは単なる言い訳です。捕まらないなら捕まえれば良いだけの話ですよね。とにかく上司と業務の進捗状況について共有し軌道修正する時間を確保することが重要です。
要は報連相が大事ってことです。
方法としては、
・15分でも良いので上司のスキマ時間を見つけて課題共有する
・毎週決まった時間に課題共有会を設定する
この時だらだらと実の無い時間にならない様に、常日頃から簡潔にポイントを伝えられる様にメモを取っておくなど工夫をしましょう。
課題・打ち取り姿を共有する
担当者は顧客からの要求に対して目標とそれに対する打ち取り姿を描き、スケジュールを立案します。
その計画が精度があり、その実行力があれば何もいうことはありませんが、納期直前になって実は顧客の要求とズレがあった、上位方針とベクトルが合っていなかった、なんてことがあると手戻りが発生し最悪です。
課題・打ち取り姿を共有する目的は、アウトプットイメージの共有、方向性の正しさを組織で確認し、認識違いがあれば軌道修正することです。
到達すべきゴールを描き、あとはそのゴールに最短ルートで到達するための手段を決めましょう。
共有したいこと書き出す
言葉だけでは相手の意図することを100％理解することって難しいですよね。人の頭の中って中々見えないです。
だからこそ頭の中にあるものを実際に吐き出して文字にすることが大事なんです。相手の意図を理解するのに効果的なのは文字にすることです（書くこと）。ポストイットなり付箋紙に項目だけでも良いので書き出すことが重要です。
人は聞いても3歩歩けば忘れる生き物です。そういった意味でも言葉に残すことは情報伝達という観点で書き出すことは非常に効果的な手法と言えます。
次のアクションを明確にする
課題共有をしても結局共有しただけ、一緒に悩んだだけ、では課題共有する意味はあまり無いです。共有する側は次のアクションが無いと結局悩みは解決されず悶々とするだけになります。
何から何まで次のアクションを教えてしまうと、部下が考えなくなってしまうため良くありませんが、しっかり次のアクションが示されれば、悩みも解消されます。
例えば「〇〇を2週間後までにまとめる」だけだと、２週間後にどういう姿になっていないといけないか曖昧ですよね。これを「〇〇について明確にして２週間後までにファイリングする」といった様に、具体的なアウトプットイメージを関係者間で合意することが重要です。
誰がいつまでにやるか決める
次のアクションが決まったら最後に誰がいつまでにどのレベルまでやるか？を必ず合意して進める様にしてください。次のアクションを決めるだけで満足して、結局だれがいつまでにやるか決めずに終わってしまうと、そのアクションが宙に浮いてしまう可能性があります。
いかがでしたでしょうか。一人で考えることは確かに大事ですが、上司、メンバーの知恵を借りることで、仕事の進みもかなり変わってきます。
自身の立てたアウトプットイメージの確からしさ、計画の精度について、上司、メンバーと共有しながら進めると、後戻りが少なくなり、業務の効率UPに繋がるため、皆さんもぜひ適切な報連相を心掛ける様にしてみてください。
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