仕事の進め方

出張報告書の書き方や必要性は?目的と所感を明記する

 業務出張は会社の代表としてある目的を持って、関係先に出向くことを指します。業務扱いのため、基本的には出張にかかる宿泊費や交通費等の経費を伴う際は会社が負担することになります。

 そのため、出張者は会社に対して、どういう目的で出張するのか?どういう結果を得られたか報告する義務があります

 国内外問わず業務出張は普段行かない土地に行くことから、少し新鮮な気持ちになれる(正直私はテンションが上がってしまいます 笑)一方で、組織の代表として行く以上責任をしっかり果たさないといけない、という気持ちにもなるものです。

 この記事では、業務出張後に会社に報告するための出張報告書の作成要領についてご紹介します。

出張報告書とは目的と結果をまとめたもの

 そもそも出張報告書とは何でしょうか?その名の通り出張結果を報告するものになりますが、ただ単に結果だけを記すものではありません。

 何のために出張に行き、どんな結果を持ち帰る必要があるかを事前に明確にし、出張後にどんな結果が得られたかを残すエビデンスとなるものです。

 会社としては出張者に対して、交通費、宿泊費等のコストをかけて得るアウトプットになります。

 得たいアウトプットが持ち帰れなかったとしても、確実にアウトプットとして残して置くべき報告書になります。

出張前に必ず目的と持ち帰るべきアウトプットを明確にする

 出張の背景・目的・目標を事前に立てておきます。どのような背景で出張するに至ったのか。その出張も目的は何で、どんなアウトプットを持ち帰ることが目標なのか

 この「目標」を立てることが重要で、関係先と出張が終わった時に「どのような状態になっている必要があるか」という視点でアウトプットイメージを固めると良いです。

 具体的な事例を挙げてみると以下の通りです。

事例:仕入先の製造工程を見に出張する場合

背景:仕入先で実際の製造工程の詳細を見ないと製品コストの確からしさが解らない

目的:現物を見てコストの妥当性を検証するため

目標:妥当性のある製品仕様とコストを合意すること

 この事例だと実際に仕入先の工程を足を運んで視察に行くことが目的になりがちですが、持ち帰るべきアウトプットは「妥当性のある製品仕様とコストを合意したという結果」です。

 出張前に出張背景・目的・目標(持ち帰るべきアウトプット)を明確にしておくことで、いざ出張した時に自分の使命をぶらすことなく、何のために出張しているのか常に意識することができます

 ご当地グルメを堪能して終わり。。とならない様にしましょう。

出張報告書の書き方

 出張前に立てた背景・目的・目標に対して、結論と次のアクション、議論内容を追記する形で良いと思います。出張前に立てた目標を達成できたかどうかを簡潔にまとめます。

 基本的には会議などの後に作成する議事録と考え方は同じです。目標が達成できなかった場合は特にですが、次のアクションと日程を記載します。議事録の作成についてはこちらも参照ください。

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 いかがでしたか?気が重い業務出張もあれば、半分は観光気分(こう言うと会社に怒られそうですが。。)の業務出張もあると思います。

 私だって会社のお金でご当地グルメを堪能して、温泉入ってまったりして会社に帰ってきたいです 笑。

 ですがどんな出張であれ会社があなたに対してコストをかけて出張に行かせている以上、出張目的と結論は報告する義務があり、必要なアウトプットを持ち帰る必要があります。裏を返せばこれさえやっておけば会社は文句を言いません。業務出張は報連相が特に重要です。

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 出張義務を果たした上で普段行けない所でおいしいものでも食べる、なんてのも良いのではないでしょうか。必要なアウトプットをしっかり持ち帰って楽しい出張にしましょう!