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業務計画書はゴールを明確にする上で重要!作成方法を徹底解説

 あなたは業務計画書を作成したことはありますか?業務計画書とはその名の通り業務の目的とアウトプットを明確にし、そのアウトプットを出すための段取りを計画するものになります。特に評価(実験)などトライ&エラーが多く予測が立て辛い業務管理に適しています。

 ここでは業務計画書の作成方法について評価を事例に用いてご紹介します。

目的をはっきりさせ日程計画を立てる

 まず評価の目的を明確にします。これは後々評価内容を報告書にまとめる際にも必要になってきます。例えばある製品の出力性能にはパラメータA.B.Cが寄与することが分かっていて、どれが一番影響が支配的がであるか調べたいときは、評価目的は「A.B.Cの中で出力性能に最も影響度の高いパラメータを評価にて確認すること」が目的になります。

 そして重要なのがそれをいつまでに達成するか計画を立てることです。たとえ計画通りに進まなかったとしても、なぜ計画通り行かなかったのか、計画通り進めるにはどうすればよいか?を考察し軌道修正することができるためです。

仮説を立て前提条件を必ず決める

 評価の前提条件を明確にします。これはメーカーの製品を考えるとユーザーによる使われ方に起因する場合が多いです。例えば、ある自動ドアの耐久性についての評価であれば、一日当たり50回開閉すると仮定すると1年当たり18250回。

 これを5年間保証しようとすると91250回。安全率を考慮すると10万回開閉して故障率が〇〇%以下であれば市場適合性がある。よって評価は自動ドア10万回開閉させることを前提とする、といった要領です。

 前提条件が仮に間違っていたとしても、考え方を修正すれば良いです。ある考え方を持って前提条件を決めることが最も重要です。

 ある考え方を持って予測をして臨まないと、次のアクションが取れず行き詰まってしまうので注意が必要です。

困難や壁にぶつかった時に取るべき3つの行動。仕事で行き詰まりを感じたら仕事の中で行き詰まることは多々あると思います。例えば予測通りの実験結果が出なかった時、思い描いた通りに製品が出来上がらなかったり、つまり自分の予測に反して理想の結果に至らず、次の一手が思い浮かばない時に壁にぶち当たります。...

必ず結果の予測をする

 アウトプットを予測します。先ほどのパラメータA.B.Cの内最も影響度が大きいのは〇〇の理由でBであると予測される、という形で予測をしましょう。

 ある考え方に持たれて予測することが重要です。その予測が外れたとしても、「考え方が間違っていた」という予測が外れた原因がわかるからです。

予測結果と段取りをToDoに落とし込む

 ここでは目的と前提条件下で、それを確実に実現するための段取りを明確にします。評価をする上で良くあることとして、評価の方法であったり設備が不適切で、評価自体が無駄になってしまうことです。

 これは、限られた工数の中で貴重な時間を割いて評価したことが無駄になってしまう、いわゆる「防げたつまらないミス」です。

 評価の段取りは目的と前提条件が決まってしまうとついつい疎かになりがちですので、しっかり準備する様にしましょう。

 この考え方は出張時も基本的には同じですので、以下参照頂ければと思います。

出張報告書の書き方や必要性は?目的と所感を明記するどんな出張であれ会社があなたに対してコストをかけて出張に行かせている以上、出張目的と結論は報告する義務があり、必要なアウトプットを持ち帰る必要があります。裏を返せばこれさえやっておけば会社は文句を言いません。業務出張は報連相が特に重要です。...

結果の分析を実施する

 最後に結果の分析です。ここで出てきた結果に対して予測通りであればOK。そうで無かった場合は、前提条件が違ったのか、予測の考え方が違っていたのか分析し、予測を修正して再評価することになります。

 いかがでしたか?実験業務はしっかりとした業務計画を立てないと、内容がぐちゃぐちゃになってしまうため、PDCAをしっかり回すことが重要です。

 PDCAの回し方については、下記もぜひ参照にされてみてください。

PDCAサイクルを回して課題の見える化&仕事の効率アップを図る!サラリーマンは約束した納期までに要求されたアウトプットを出すことが仕事です。アウトプットとは設計であれば図面ですし、営業であれば自社製品のプレゼン資料がそれに該当します。そのアウトプットを出すために、個人で黙々と作業する場合や、組織で業務を分担し協力して作業する場合など、職場の状況によって様々だと思います。...