仕事の進め方

わかりやすい会議議事録の書き方!発言者は必ず明記し、体言止めで簡潔にまとめる

 関係部署、納入先、仕入先と仕事を進めていくに当たって、節目節目で合意したことを証明するエビデンスが議事録です。これを残さずに口約束だけで終わってしまうと、場合によっては言った言わないの水掛け論になってしまい、仕事の手戻りの無駄も発生します。

 また、当時議論した担当者が年度末に担当を外れて、後任の担当者に十分に業務引継ぎがされておらず、一から合意形成を図らなければならない、といったケースもありますよね?

 そういった手戻りを無くすためにも、議事録をしっかり作成しておけば、その当時どんな出席者でどんなことが議論されたか?誰が何を発言したのか?結論は何だったか?を振り返ることができます

 自分の導きたい結論に場を仕切り、誘導できる様にしましょう。

会議で「アウトプットが無い」は最悪。進捗とゴールを常に意識する会議進行の5つのコツ目的とアウトプットイメージの無い会議は、結論が曖昧なまま終わってしまうことが多く、業務効率の観点でも決して良いものではありません。本来得たいアウトプットを得られずに会議終了時間が来てしまうことは時間の無駄なので、絶対に避けるべきです。...

 ここでは議事録を作成する上でのコツについてご紹介します。

合意したことはしっかり明文化する

 会議とは、ある事柄を議論し合意形成を図る場となります。その会議の目的は何で、何を議論して、何を合意形成したか、合意形成に至るキーポイントを誰が発言したか、ということが後から誰が見ても理解出来るように作成することが重要です。

 以上のことから議事録は下記の様な構成にすることが望ましいです。

①出席者

 どの部門のどんな役職の人が出席したかしっかり明記しておきましょう。誰が議事録を作成したかも明記しておきます。

②背景

 この会議に至った背景を記載します。どういった背景から誰と何を議論して何を会議の場で決める必要があるか、を明確にします。

③目的

 この会議の目的を記載します。上記背景から誰と何を議論する必要があって、何を決める場なのか明確にしましょう。この会議のゴールは何なのか?ということです。

④結論

 単刀直入にこの会議で誰と何を合意したか記載します。極力余分なことは書かずにシンプルに決まったことを記載します。目的に対して結果がどうなったか。

 この会議に参加してない人が、最低限目的と結論を見て会議の内容を理解出来る様に意識すると良いと思います。

⑤会議概要

 結論に至るまで、どんな内容が議論されたか参考で記載します。結論付けるキーポイントをエビデンスとして残しておきます。ここで意識したいことは、ただ「〇〇部長が~と発言されていた」だけで終わるのではなく、それを受けて次はどんなアクションを取るか明記する様にしましょう。

 例としては、「〇〇部長が~と発言されていたことを受けて、△月□日までに調査し関係者に展開」といった感じです。見ている方が「で?この後どうするの?」とならない様にしましょう。

 議事録は一種の報告書です。自分の意志をしっかり込めたものにすることが大切です。

 作成した議事録は確実に関係者に回覧しましょう。何か修正事項があれば指摘を貰って修正し再配布します。これで関係者と内容について合意した形になります。

議事録を事前に作っておく

 これは私がよく使う手方法ですが、上記で説明した①出席者~⑤会議概要を先に議事録のフォーマットに記入しておき(④⑤は会議中に記入。①は会議終了後でも可)、会議資料として出席者に配布することで、出席者に対して、何を決める会議か会議中に常に意識を向けさせる様にします。要は議事録を会議が始まる前に作る訳です。

 こうすることで、議論の本筋から逸れることを最小限に抑え、確実に会議で得るべき「結論」の部分を確実に獲得する効果が期待できます。更に会議終了時に議事録の9割が完成した様なものなので、後は体裁を整えてそのまま関係者へ発行することができ、工数の削減にもなります。

 人は忘れる生き物ですので、会議終了後時間が経過すると内容を忘れてしまい、精度が落ちてしまいがちですが、この手法ならその場で議事録がほぼ完成するのでおススメです。

 ちなみにですが、会議を円滑に進めるために、事前準備としては議事録だけでなく、関係者との合意もネゴっておきましょう。

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議事録は体言止めで簡潔に

 議事録は後から見返した時に、背景、目的、目標、結論が一目で読んだ人に伝わることが望ましいです。

 そのため、議事録は不要な文言をいたずらに増やすことは適切ではなく、記載する文言も必要最小限の言葉で残す必要があります。

 例えば、以下の様な文言です。

●結論

 ○○部と△△前提で進めることを合意した。次のアクションは、7月6日までに弊部内で要求仕様内容を合意し、7月7日までに要求仕様書を発行する。

 この内容だと、会議の中でメモした内容をそのまま議事録に貼り付けた様な文言になっており、文章としても一つながりで長く、ポイントが一目でみて分かり辛いです。

●結論

 △△前提で進めることを合意

●次のアクション

 ・弊部内で要求仕様内容の合意 7/6

 ・要求仕様書発行 7/7

 どうすれば相手に必要最小限の言葉でポイントが伝わるか、を意識して作成すると良いですし、会議中の議事メモを取る時間も必要最小限にする必要があるので、体言止めで簡潔にメモを取ることが望ましいです。

 その方が議事メモを後で自分で見返した時も、分かりやすいからです。

まとめ

 議事録作成のポイントをまとめると、以下の様になります。

以下体言止めで簡潔に記載します。

どの部門のどんな役職の人が出席したか

この会議に至った背景

誰と何を議論する必要があって、何を決める場なのか

単刀直入に誰と何を合意したのか

どんな内容が議論されたか発言者含め

 議事録はプロジェクトの節目節目での合意事項を明確にし記録に残していくものです。「誰に」「何を」伝えたいかを常に意識し、時間が経過してから誰が読み返しても理解できる表現・内容にすることを心掛けて作成することが大切です。

 議事録作成についてはこちらの書籍もおすすめです。

 出張報告書も作成要領は同じです。こちらも参照ください。

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