業務の中で「報告・説明」をするシーンは多々あると思います。しかし、人に伝えることは意外に難しく、そして何より奥が深いです。自分の伝えたいこと、相手に分かって欲しいことが中々相手に伝わらず、悩んでいる方もいるのでは無いでしょうか？
業務報告は計画を立てずに臨むと、報告している途中で結局自分が何が言いたいか、何を相手に伝えたいのか分からなくなりますし、聞いている側も結局どうしたいのか分からなくなります。
相手に自分の意志を伝えるためには、「こんな説明をすれば分かってもらえるだろう」「こんな構成で説明すれば分かってもらえるだろう」と言った聞き手の知りたいことを意識して計画を立てることが何より重要です。
この記事では、報告・説明の際に相手にいかに伝えたいことを伝えるか、という視点で意識して頂きたいことをご紹介します。
どんな目的で何を報告するかを決める
報告の目的は様々だと思います。単なる相談なのか？次のアクションを相手に相談して次のアクションを決めて欲しいのか？承認を貰いたいのか？まず報告の冒頭で、「この報告の背景と目的」を相手に伝える様にしましょう。
言い換えればこの報告で相手に期待するアウトプットを伝えます。例えば、方向性を相談したければ、「企画案としてA.B.Cを考えた。それぞれの案のメリットデメリットはこうだ。私は費用対効果の観点からAと考える。方向性を決定したい」という感じです。
これを伝えることで聞く側はどんな目的でどんな判断材料が出てきて、どうして欲しいのか把握した状態で、報告を聞くことができるため、ポイントを絞ることができます。
更に、自分はどうしたいかを必ず伝えて、意思を込める様にしましょう。報告者が一番物事を把握しているはずなので、聞く側にとっては大きな判断材料の一つになるからです。
日程計画を必ず示す
サラリーマンは常に日程に追われます。どんなに良いアイデアでも、日程にミートしていなければビジネスとして成立しません。
これは大学の研究と大きく異なる点です（企業とコラボしている大学の研究テーマは日程に追われますが。。）。
納期から逆算していつまでに何をしないといけないか、日程計画を常に意識する様にしましょう。自分のやりたいことをどの様な計画で、どうやって達成するかを伝えることが重要です。聞く側はやることと日程計画を知りたいからです。
相手がどう反応するかを考える
これは戦略的な話になりますが、この報告をすることによって、相手はどう捉えるか？どんな反応が返ってくるか？を想定して説明内容を考えると主導権を握ることが可能です。自分の狙う落とし所に落とせる様に敢えてツッコミ所となるトラップを仕掛けることも報告のテクニックの一つです。
例えば、A.B.C案を提案し、A案に誘導したい場合、B.C案のメリットを伝えた上で、A案の更なるメリットを伝えることで導ける可能性が上がります。誘導したい案を強調する様な見せ方をすると良いと思います。
事実に基づいて話をする
これは本当に大事なことです。
「〇〇さんが言っていたから」や「△△だと推定されるので」といった信頼度の低い情報を盾に議論していませんか？
「～のはずです」「～らしいです」という表現は信憑性に欠け、報告内容の信頼度を下げ、聞き手も正しい判断ができません。
しっかり下調べをして段取りを怠らない様にしましょう。事実に基づいて議論をすることが重要です。
曖昧な表現は極力避け、分からないことや出来ていないことは潔く「分かりません」「確認します」と明言しましょう。
本筋から逸れることは言わない
聞き手は報告を聞いているとあれもこれも気になり、色んなことを聞きたがります。ですがこれをまともに聞いていると、本来報告で得たいアウトプット（例えばこの報告で進め方の承認を得る）が得られずに報告が終わることが最悪の結果であり、時間の無駄です。
自分の得たいアウトプットと関連の薄い質問に対しては簡潔に答え、話を戻す様にしましょう。脇道に逸れてしまうと余計な宿題を貰い、本来であればやらなくても良い余計な仕事を増やしてしまうため、業務効率の観点からも良く無いです。
報連相についてはこちらの記事でもご紹介しています。
いかがでしたか？報告・説明はとても奥が深いですが、意識したいことは「相手は何を期待しているか？」「この報告で自分が欲しいアウトプットが何か？」です。ここをぶらさずに意識すれば、最低限の労力で欲しい結果に結びつくはずです。
そして何より報告・説明スキルを磨く方法は、場数を踏むことです。報告・説明をして自分の得たい落としどころに誘導できなかった場合、次回の報告時の作戦立てに役立つからです。
「なぜ伝わらなかったのか？」「なぜ思い通りの結果にならなかったのか？」を分析し改善していくことが重要です。
報連相がスムーズにできることは出世にも関連します。
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